【基本のビジネスマナー⑯】
会議でのマナー

会議のときに気を付けたいマナーとは

会議は事前準備から、先輩や上司の発言や振る舞い、司会役の仕切り方など、ビジネスマンにとって有益な学びの機会です。積極的に参加したいものです。
今までなんとなく出席していた人や、緊張するので苦手という人も、会議のマナーをあらためて確認しましょう。
出席する際の心構えや準備、会議中の態度、また会議を主催するときに気を付けたい点について考えてみましょう。

会議に参加するときのマナー

会議の前に議題について下調べして事前資料を読み込み、自分の意見や提案をまとめておきます。
ＴＰＯをわきまえ、清潔感のある身だしなみを心がけましょう。発言の場なのでブレスケアにも注意を払いたいものです。
会議中は、アイコンタクト、うなずくなど、聞いていると相手に伝わる姿勢で参加しましょう。議論の流れを止めないよう発言のタイミングを計ることも大切です。また反対意見が出ても感情的にならないよう気を付けてください。
会議室は次に使う人がいる場合も。会議後の長居は控えましょう。
そして会議終了後は、次の機会に生かすため自分なりに内容をまとめ、発言を振り返りましょう。

会議を開催するときのマナー

会場を確保したら、日時、場所、テーマや議題、事前資料を、メールやプリントで参加者へ送ります。
席次にも気を配ります。議長がいる場合は、入口から最も遠くに議長、議長席の近くが上座です。
会議中は時間が意識から抜けがちです。終了時間を守るため、最初に全員に予定を伝えましょう。
終了後は、日時、場所、出席者、議論や決定内容、課題、次回日程などを議事録にまとめ、会議の記憶が新鮮なうちに送ります。欠席した人への共有も忘れずに。
いずれの立場で参加する場合も、会議は出席者全員でつくるものです。新しいアイデアやよりよい決定を生み出すために、積極性をもって参加しましょう。