【基本のビジネスマナー⑱】
お礼状のマナー

お礼状で気を付けたいマナーとは

贈り物をいただいたり親切にしていただいたりしたときなどは、お礼状を出すのが正式なマナーです。手紙を出すことの少なくなった昨今ですが、だからこそ丁寧なお礼状で感謝を伝えたいものです。

今回は、どのようなときにお礼状を出すのか、送るときに注意したいポイントなどを紹介します。プライベートでもビジネスにおいても、心のこもったお礼状は、信頼関係を深めてくれます。

基本のマナー

まず、どのようなときにお礼状を書くべきか、考えてみましょう。代表的なのは、ご祝儀をいただいたときです。電話でお礼を述べた後、お返しの品物にお礼状を添えて送りましょう。冠婚葬祭に参列していただいたときもお礼状を送ります。 ビジネスの場では、これらに加えて、受注があったとき、面談した後などに送ります。出すタイミングは、できるだけ早いことが大切です。遅くとも１週間以内に出しましょう。遅れてしまった場合は一言お詫びを書き添えます。また、「面談のお時間をいただき、ありがとうございました」など、何に対するお礼か具体的に書きましょう。手紙の形式は、公私ともに縦書きが礼儀正しい印象を与えます。

さまざまな場面でお礼状を

お礼状の文面は失礼があってはいけませんが、文例そのままというのも味気ないものです。感謝の気持ちがより伝わるように、「いただいたアドバイスをさっそく実践しました」など個人的なメッセージを込めるとよいでしょう。

また特にビジネスにおいては、あらゆる場面でお礼状を出す機会があるものです。たとえば食事をごちそうしていただいたとき、人を紹介してもらったとき、名刺交換をしたときなどは、その場で口頭にてお礼を言い、後日手紙でも感謝を述べるとより丁寧な印象です。お礼状は、人間関係を充実させるだけでなく、自分自身の良さを知ってもらうきっかけにもなります。まめに送ることを習慣にしたいものです。